03 feb Forprosjekt Ekko – Veien til innebygd arkivering

Innebygd arkivering er Arkivverkets visjon om at offentlige ansatte skal slippe å bruke tid på manuell arkivering. Arkivering skal ikke lenger være noe man tenker på i etterkant av en oppgave, men noe som skjer løpende og automatisk mens du jobber.

Dokumentforvaltningsområdet og rollen til arkivaren er i endring. I hovedsak drives dette av pågående regulatoriske endringer, underbygd i stortingsmeldinger og andre nasjonale styringsdokumenter. I tillegg er leverandørmarkedet i modning og vi har et stort teknologisk mulighetsrom. Dette gjør veien til innebygd arkivering mer tilgjengelig, mindre risikofylt og et naturlig neste steg som et digitalt målbilde for en organisasjon av IKT Agder sin størrelse.

For å skape en enklere hverdag for våre medlemmer har vi den siste tiden jobbet med et forprosjekt på akkurat dette og i forrige uke presenterte forprosjektet Ekko sine anbefalinger og et digitalt målbilde for morgendagens dokumentasjonsforvaltning: «Veien til innebygd arkivering».

Forprosjektet presenterte følgende anbefalinger på veien til innebygd arkivering, fordelt på 3 parallelle spor:

1. Bidra til utvikling i samarbeid med andre
   Innebygd arkivering i flere fagsystem gjør oss avhengig av nyutvikling for å løse innsyn og gjenfinning på tvers i det digitale økosystemet.
2. Utfordrer eksisterende leverandører
   Målbilde og krav om innebygd arkivering må legges til grunn i alle nye anskaffelser, og vi må gjennom dialog og samarbeid med dagens leverandører tilrettelegge for innebygd arkivering i eksisterende kontrakter.
3. Videreutvikle organisasjonen og roller
   Dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring må knyttes tettere på virksomhetsstyringen og må ses i sammenheng med tjenestene som vi leverer. Distribuert dokumentasjonsfangst påvirker ansvar og oppgavene til alle tjeneste-eiere i alle sektorer, systemeier-rollen og vil til dels snu om på dagens arkivrolle.

Forslaget til faseplan på hvordan vi kan realisere målbilde vil i mars bli lagt frem til porteføljerådet.

Hvis du har spørsmål eller ønsker å vite mer om prosjektet – ta kontakt med Line på epost: line.bakkeby@ikt-agder.no