IKT Agder samler arkivene og flytter i skya!

IKT Agder IKS er et interkommunalt driftsselskap som eies av kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Vennesla og Åmli, i tillegg til Agder fylkeskommune.

Alle kommunene i Agder, bortsett fra Tvedestrand og Vennesla, har i dag sine skannede eiendomsarkiver i vårt braArkiv. Fem av de driftes hos oss og de resterende tre driftes per i dag på IKT Agder sin infrastruktur.

IKT Agder har nå besluttet å gå helt over til skydrift, og flytter derfor alle sine braArkiv over i skya hos oss i Geomatikk IKT.

Import av historiske baser til braArkiv

Vi ser at det å samle ulike arkivbaser til én base blir mer og mer etterspurt, nettopp for å forenkle søk og gjenfinning. I tillegg til å flytte alle IKT Agder sine braArkiv til skya hos oss, skal de nemlig også importere fem historiske ePhorte-baser inn til braArkiv slik at også disse tilgjengeliggjøres sammen med de skannede arkivene.

I tillegg skal det etableres et braArkiv for Tvedestrand kommune, som tar i bruk løsningen for første gang ved å importere inn sin allerede digitale historiske ePhortebase. Tradisjonelt har braArkiv først blitt etablert i forbindelse med skanning av papirarkiver, men Tvedestrand viser nå vei ved å starte med å importere allerede digitalt materiale, før de etter hvert også skal skanne sine papirbaserte eiendomsarkiver inn til braArkiv.

Overføring fra produksjonsbaser

For å komplettere det hele skal vi også etter hvert koble på produksjonsbasene til de åtte kommunene, slik at IKT Agder sine braArkiv løpende vil ta imot avsluttede saker og dokumenter fra produksjonsbasene. På denne måten blir braArkiv langt på vei en komplett base for tekniske arkiver, og bidrar til målet om alt i ett søk – uavhengig av opprinnelig kilde.

Alle kommunenes eksisterende integrasjoner vil selvsagt ivaretas, og tilgangen fra eksempelvis Infoland, GisLine og Gemini VA opprettholdes. Videre skal Risør, Gjerstad, Vegårshei og Tvedestrand også integrere sine braArkiv mot kommunenes Min side.

Effektiviseringsgevinster

Ved å samle all historisk data på ett sted, både skannet papirarkiv og elektronisk skapte arkiver, og i tillegg koble på produksjonsbasen, kan en oppnå store effektiviseringsgevinster;

  • Bedre oversikt
  • Lettere gjenfinning – alt i ett søk
  • Bedre integrasjoner mot andre systemer
  • Lik strukturering
  • Mer komplette selvbetjeningsløsninger
  • Spart tid til medarbeidere som da kan gjøre andre oppgaver

 

Prosjektet er godt i gang og vi gleder oss til å se hvilken nytte kommunene vil ha av jobben som nå gjøres!